段取り上手になるための簡単な手順書の作りかた

こんなことってありますよね。

そんな段取りが苦手な方は手順書を作ることが段取り上手への第一歩です。

なぜ段取りよく進められないのか

段取りよく進められないのは、「次は何をするんだっけ？」と考えながら進めようとするからです。

段取りよく進めることが苦手な人が「やることいっぱい」「考えながら進めよう」では、てんてこ舞いにもなるのは当たり前。逆に考えると、やることが少なければ、考えることも少なくなり段取りよく進められるはずです。

では、やるべきことを減らし、「次に何をするんだっけ？」をなくすにはどうすればいいか。その仕組みが、手順書を作ることです。

手順書を作ろう

手順書を作るためのステップは５つです。

（１）やるべきことに名前をつける

やるべきことを言語化しないと、いつまでも不安やストレスが消えません。

やるべきとに名前をつけて作業として書き出すとモヤモヤとしていたことにもスポットライトがあたります。

（２）作業の初めから終わりまでの手順を書く

作業全体を把握するために、作業の手順をスタートからゴールまで書き出してみます。

作業手順の中に「これいるかな？　いやいらないだろう」なんて手順が出てきても気にしない。とにかくゴールまで書き出してみて、必要ないと判断したときに削ればいいのです。

（３）その作業を自分がするのか、他人にしてもらうのかを分ける

仕事は１人では進められないことがほとんどです。

また、自分がやる仕事、他人にしてもらう仕事の区別がつくと、考えることが少なくなります。

（４）作業と手順に締め切りを入れる

作業全体の締め切りと、手順１つ１つにも締め切りを入れます。

基本的に、締め切りをゴールに作業を進めていくことになると思います。

手順１つ１つに締め切りを入れておくと、何かのイレギュラーで締め切りをずらさなくてはいけなくなったときでも、一目でスケジュールがわかります。

（５）初めの手順にだけ注目する

たくさんの作業のいろいろな手順がズラッとならんでいると、「やることがこんなにあるのか･･････」と、イヤイヤ菌が増殖して寒気がすると思います。

まとめ

作業を段取りよく進めるための基本は手順書を作ることです。

そして、手順書を作るためのステップは、この５つです。

1. やるべきことに名前をつける
2. 作業の初めから終わりまでの手順を書く
3. その作業を自分がするのか、他人にしてもらうのかを分ける
4. 作業と手順に締め切りを入れる
5. 初めの手順にだけ注目する

手順書を作ると作業のボリュームが見えて、まだ作業を増やすことができるのか、これ以上は増やせないのかがはっきりわかると思います。やる作業が多いと感じたら、1人でする必要はありません。人にお願いしましょう。

また、段取りが悪くてうまくいかないときや、作業が思うように進まないときがあったら、手順書のせいにしましょう。自分の段取りが悪いわけではありません。「手順書が未完成なんだ!!!」と手順書のせいにしましょう。「その手順書を作ったのはわたしなんだけどね･･････」はやめましょう。

「手順書が未完成かも？」と感じたら、手順を「これでもか!!!」というくらいに細かくしてください。すると、より完成度の高い手順書が完成すると思います。

参考文献

要領がよくないと思い込んでいる人の「仕事術図鑑」（F太 著、小鳥遊 著、サンクチュアリ出版 発行）

２０２０年４月１３日　初版発行　定価 （本体１，４００円＋税）